Information zur Datenverarbeitung von
Bewerber*innendaten in der Volkshilfe Wien

1. Inhalt dieser Hinweise

Wir informieren Sie hiermit über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und die Ihnen zustehenden datenschutzrechtlichen Ansprüche und Rechte.

2. Information über den Verantwortlichen

Für die Datenverarbeitung verantwortlich:
Volkshilfe Wien Gemeinnützige Betriebs-GmbH
Weinberggasse 77
1190 Wien
volkshilfe@volkshilfe-wien.at

Unseren Datenschutzbeauftragten Dipl.-Ing. Ewald Rieser M.A. erreichen Sie unter
datenschutz@volkshilfe-wien.at.

3. Daten und Nutzungszwecke

Wir verarbeiten jene personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen im Rahmen der Bewerbung erhalten. Zu den personenbezogenen Daten zählen insbesondere Ihre Personalien (zB Name, Adresse, Geburtsdatum, akademischer Titel/Grad, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Adresse, Lebenslauf), Daten zum angestrebten Dienstverhältnis (zB Bezeichnung der Tätigkeit, Entgeltvorstellungen) und Daten zu Qualifikationen und Schul- und Universitätsabschlüssen (zB Ausbildung, Berufserfahrung, Sprachkenntnisse). Es handelt sich ausschließlich um jene Daten die Sie an uns übermitteln.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Datenschutzgesetz.
Eine Verarbeitung erfolgt nur gemäß den hier festgelegten Zwecken (zB Aufnahme Ihrer Daten in eine Bewerberdatenbank, Evidenzhaltung Ihrer Bewerberdaten für den Fall, dass wir im Moment keine geeignete Position zu vergeben haben, Erfassung zur Erhebung von Bewerberstatistiken und zur Bewertung von Prozesseffizienz und – effektivität), zum Zwecke der Abwicklung Ihrer Bewerbung sowie gegebenenfalls Übertragung in Ihren Personalakt und zur Durchführung von notwendigen Maßnahmen im Zusammenhang mit der Begründung Ihres Dienstverhältnisses und in weiterer Folge des laufenden Dienstverhältnisses.

– zur Erfüllung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1b DSGVO)

Die Verarbeitung erfolgt (im Falle einer Einstellung) zur Erfüllung vorvertraglicher Maßnahmen aus dem Dienstvertrag und in Folge Verpflichtungen in Zusammenhang mit Ihrem Dienstverhältnis.

– im Rahmen Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1a DSGVO)

Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, erfolgt eine Verarbeitung ausschließlich gemäß den in der Zustimmungserklärung festgelegten Zwecken und im darin vereinbarten Umfang. Einwilligungen können jederzeit und unabhängig voneinander mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit von Datenverarbeitungen bis zum Zeitpunkt des Widerrufs nicht berührt.

– zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1f DSGVO)

Soweit erforderlich kann im Rahmen von Interessenabwägungen eine Datenverarbeitung über die eigentliche Erfüllung des Vertrags hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten erfolgen.

4. Speicherdauer

Die angegebenen Daten werden zwecks Bearbeitung der Bewerbung für die Dauer des Auswahlverfahrens in unserer Bewerberdatenbank gespeichert. Darüber hinaus bleiben im Falle einer Absage gemäß den Bestimmungen des Gleichbehandlungsgesetzes die notwendigen Daten i.d.R. weitere sechs Monate gespeichert. Für den Fall eines gerichtlichen Verfahrens bleibt die Speicherung der verfahrensrelevanten Daten bis zum rechtskräftigen Abschluss des Verfahrens erhalten. Nach Ablauf der jeweils maßgeblichen Fristen werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, Sie erteilen uns Ihre Einwilligung für eine längere Speicherung zur Evidenzhaltung für künftige Stellenbesetzungen.

Ihre Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft auch per E-Mail an
datenschutz@volkshilfe-wien.at und/oder postalisch widerrufen werden.

5. Datenempfänger*in

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten - zum ausschließlichen Zweck der Bewerberauswahl - diejenigen Stellen bzw. Mitarbeiter Ihre Daten, darunter fallen insbesondere die Personalabteilung und jene Fachabteilung auf deren Stelle Sie sich beworben haben. Es sind zudem nur bestimmte Mitarbeiter zu personenbezogenen Daten zugangsberechtigt. Jene Mitarbeiter stellen im Rahmen der Verarbeitung Ihrer Daten sicher, dass die Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten gewahrt wird. Darüber hinaus erhalten von uns vertraglich gebundene Auftragsverarbeiter (insbesondere ITDienstleister- und Backoffice-Dienstleister) Ihre Daten, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistung benötigen. Sämtliche Auftragsverarbeiter sind vertraglich entsprechend dazu verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln und nur im Rahmen der Leistungserbringung zu verarbeiten.

6. Ihre Rechte

Sie haben bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten grundsätzlich auch das Recht auf Auskunft [1] , Berichtigung[2], Löschung[3], Einschränkung[4] und Datenübertragbarkeit[5].

Außerdem haben Sie das Recht auf Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten in ungesetzlicher Weise erfolgte [6].

7. Sind Sie zur Bereitstellung von Daten verpflichtet?

Sie müssen diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Wenn Sie uns diese Daten nicht oder nur unvollständig bereitstellen, können wir Ihre Bewerbung leider nicht berücksichtigen.

Sie werden nur dann aufgefordert, besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art 9 Abs 1 DSGVO (das sind Daten über rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, die Gesundheit, das Sexualleben oder die sexuelle Orientierung) bekanntzugeben, wenn dies für die Begründung des Dienstverhältnisses oder das Dienstverhältnis selbst zu diesem Zeitpunkt erforderlich ist.

Sofern Sie in Ihrem Bewerbungsschreiben oder anderen von Ihnen im Bewerbungsverfahren eingereichten Unterlagen selbst „besondere Kategorien personenbezogener Daten“ mitgeteilt haben (z.B. ein Foto, das die ethnische Herkunft erkennen lässt, Angaben über Religionsbekenntnis etc.), bezieht sich Ihre Einwilligung auch auf die Verarbeitung dieser Daten.

[1] Sie haben das Recht auf Auskunft darüber, welche Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet werden (gemäß Artikel 15 DSGVO)

[2] Sie haben das Recht auf Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten (gemäß Artikel 16 DSGVO)

[3] Sie haben das Recht auf Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten bei Vorliegen bestimmter Voraussetzungen (gemäß Artikel 17 DSGVO)

[4] Sie haben das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung bei Vorliegen bestimmter Voraussetzungen (gemäß Artikel 18 DSGVO)

[5] Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten bzw. an eine andere Organisation übermittelt zu bekommen. Voraussetzung dafür ist, dass es sich um Daten handelt, die von dem Verantwortlichen mittels automatisierter Verfahren verarbeitet wurden und deren Verarbeitung entweder auf Ihrer Einwilligung oder einem Vertrag zwischen Ihnen und dem Verantwortlichen beruht (Recht auf Datenübertragbarkeit gem. Art. 20 DSGVO)

[6] gemäß § 24 Datenschutzgesetz